Что такое есм
Управление корпоративными услугами
ESM расшифровывается как Enterprise Service Management (управление услугами предприятия). Это набор практик и технологий, направленных на улучшение услуг организации. ESM основывается на принципах управления ИТ-услугами ITSM, но расширяет сферу применения. ESM включает услуги, выходящие за рамки традиционных ИТ: управление персоналом, финансами и закупками. Цель ESM — обеспечить единый и последовательный подход к предоставлению услуг.
ESM-платформа SimpleOne
Термин ESM-платформа обычно подразумевает общую облачную информационную систему, в которой сотрудники из разных отделов получают возможность на одной платформе автоматизировать и оптимизировать собственную деятельность по оказанию услуг и при этом поддерживать необходимый для оперативной работы уровень кооперации между сервисными подразделениями. ESM повышает эффективность, качество и удовлетворенность услугами. Применение методологии снижает затраты, обеспечивает стратегический подход к предоставлению услуг, который согласуется с целями и задачами бизнеса.
Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)
Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM‑системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM‑системам.
Любая ECM‑система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.
Иногда ECM‑платформы также называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире. Также в отечественной практике под СЭД чаще понимают системы для внешнего документооборота, например, Диадок, Сбис.
Корпоративная информация обычно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления этой разнородной информацией, а также обеспечения её целостности, доступности и конфиденциальности.
Разграничение доступа к информации и информационная безопастность — это важный аспект работы ECM. Некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей. В ECM‑системах чаще всего реализовавается как классическая RBAC‑модель (доступ по ролям), так и ABAC (доступ на основе атрибутов). Это позволяет обеспечивать более гибкое распределение прав доступа к информации.
Обычно ECM‑системы решают следующие задачи:
- управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
- управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
- управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес‑задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
- управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес‑процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
- управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
- управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
- документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
Мы достаточно долго занимаемся цифровизацией бизнеса, созданием бизнес‑приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM‑систем, построенных на базе веб‑технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к информации, поэтому клиент‑серверные решения с веб‑интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.
Системы управления задачами, документами и бизнес-процессами
*** Система автоматизации подбирается индивидуально, в соответствии с требованиями и нуждами заказчика. Данные решения являются стандартными, и представлены здесь исключительно как пример.
«Краевая стоматологическая поликлиника» перевела работу с документами в СЭД «Дело»
Кадровый и юридически значимый документооборот в новой версии СЭД «Тезис» 5.2
Новый кроссплатформенный «Мониторинг документов» 7.0
Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД
Как выбрать способ взаимодействия организаций при совместном документообороте
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
Регионы обсудили опыт внедрения СЭД, МЭДО и ЮЗЭДО на конференции в Абакане
Новый кроссплатформенный «Мониторинг документов» 7.0
Кадровый и юридически значимый документооборот в новой версии СЭД «Тезис» 5.2
Институт математики им. С. Л. Соболева перевел документооборот в СЭД «Дело»
Новые возможности «Архивного Дела» в версии 7.0
«Краевая стоматологическая поликлиника» перевела работу с документами в СЭД «Дело»
Выбор системы управления задачами. Что следует знать?
Практические советы по организации коллективной работы в СЭД «ДЕЛО»
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
Как выбрать способ взаимодействия организаций при совместном документообороте
Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД
Работа с мобильным приложением: как защитить информацию
Наши клиенты
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
Подробности
В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.
Для начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., — всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.
Итак, данные бывают:
- Структурированные
- Неструктурированные
По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?
Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).
Главным условием представления данных в структурированном виде — наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.
Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.
Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.
Функции ЕСМ
В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM-системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM-система, можно выделить:
- Электронный документооборот (СЭД);
- Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;
- Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
- Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);
- Управление web-контентом (WCM);
В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями.
Отличие ЕСМ от СЭД
ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.
И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.
Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.
11 лучших ECM-систем в 2023 году
Чтобы не мучиться с бумажной волокитой, многочисленными папками на компьютере с огромным количеством данных, установкой и созданием рабочих чатов, просто интегрируйте в свой бизнес систему ECM. А как выбрать лучшую программу из представленных на рынке в 2023 году, мы расскажем в нашей статье.
Что такое ECM-система
ECM-система представляет собой инструменты, методы и подходы, предназначенные для сбора, хранения, систематизации данных, связанных с бизнес-процессами компании.
Перечислим основные разделы ECM.
| Управление документами и записями | Экспорт и импорт документов, а также их безопасность, архивное хранение |
| Управление почтовыми сообщениями и соцсетями | Управление информацией, поступающей через почту и мессенджеры |
| Управление рабочими процессами | Назначение задач для сотрудников и контроль их выполнения |
| Управление веб-контентом | Создание корпоративных веб-порталов, управление взаимодействием между сотрудниками |
Выбор редакции
Рейтинг составлен на основе мнения редакции КП. Рекомендации и дополнения по рейтингу вы можете отправить на почту money@kp.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества звоните по телефону +7 (495) 637-65-16 (по будням с 9:00 до 18:00).
«1С:Документооборот»
Система предназначена для автоматизации работы с документами, упорядочивания информации и ускорения процесса принятия и согласования решений. В основные функции входит сохранение информации в удобной форме, назначение задач от руководителя сотрудникам, планирование и учет трудозатрат.
Есть два варианта подписки: ПРОФ (подходит для малых и средних предприятий с численностью человек около 250) и КОРП (для средних, крупных организаций и холдингов с большим количеством операций) версии. Также можно пользоваться программой в виде аренды и через облако от 950 рублей/месяц за одного сотрудника или приобрести стационарную версию за 20 493 рублей, но при этом каждый месяц придется тратить от 5 493 рублей за обновления. Есть мобильное приложение (Scloud.ru: 1С в облаке). Нет бесплатной бессрочной версии ПО.
Характеристики
| Основные функции | Автоматизация, упорядочение документации, планирование |
| Бесплатный ознакомительный период | 14 дней |
| Цена подписки или покупки | Подписка от 950 рублей/месяц за 1 сотрудника, «коробка» — 20 493 рубля |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Несколько вариантов подписки, многоплатформенность, мобильное приложение.
— Нет бесплатной версии.
Рейтинг топ-3 лучших бесплатных ECM-систем
Atlassian
ECM-система, созданная для помощи в управлении корпоративным контентом. Есть бесплатная версия, в которую входит возможность подключения до 10 пользователей, 2 ГБ хранилища и техническая поддержка. Если в вашей компании более десяти человек, то вы можете приобрести подписку на облачный сервис от 5,95 долларов/месяц за одного пользователя.
Для компаний с количеством сотрудников от 500 человек есть возможность приобрести стационарную версию (27000 долларов) приложения с полностью самостоятельным управлением. Есть мобильное приложение (Confluence Cloud). Минусом будет отсутствие программы в российском реестре ПО.
Характеристики
| Основные функции | Сбор и хранение информации, единый портал для сотрудников |
| Бесплатный ознакомительный период | 7 дней |
| Цена подписки или покупки | От 5,95 долларов/месяц за одного человека, стационарная версия от 27 000 долларов |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Есть пробный период, есть бесплатная версия системы, многоплатформенность.
— Программы нет в российском реестре ПО.
PayDox
Система позволяет полностью управлять документооборотом. Включает в себя сбор и хранение данных, работу со всеми видами документов, интеграции с системами бизнес-аналитики.
Бесплатная версия включает в себя до 5 пользователей. Для подключения большего количества сотрудников, можно приобрести бессрочную лицензию по цене 10 000 рублей за одного пользователя, либо же воспользоваться подпиской, где каждый подключенный сотрудник будет стоить 5 000 рублей/год.
Нюансом будет, что при покупке лицензии, спустя год все обновления системы и новые версии приложения будут оплачиваться дополнительно. Пользоваться ПО возможно только через установку приложения на ваш компьютер — веб-версии в облаке и мобильного приложения нет.
Характеристики
Система направлена на автоматизацию документооборота и бюджетирования (в виде сокращения затрат производства). В основные функции входит сквозная обработка информации по гражданам/контрагентам/проектам, учет клиентов, контроль расходов, интеграции с Microsoft Office и 1С, раздельное ведение базы данных за каждый год отдельно, электронная подпись.
Воспользоваться программой можно, скачав бесплатную версию с сайта разработчиков, которая рассчитана на количество до 5 сотрудников. Для подключения большего количества человек требуется платная версия. Цена зависит от нескольких факторов, поэтому, чтобы узнать полную стоимость, необходимо оставить заявку. Есть только стационарная версия ПО.
Характеристики
| Основные функции | Хранение и обработка информации, контроль расходов, интеграции с платежными системами и текстовыми редакторами |
| Бесплатный ознакомительный период | Бесплатное приложение |
| Цена подписки или покупки | Не указано |
| Развертывание | Стационарная версия |
Плюсы и минусы
+ Электронная подпись, бесплатная бессрочная версия.
— Нет мобильного приложения и веб-версии ПО, не указана цена за платную версию на сайте.
Рейтинг топ-7 лучших платных ECM-систем с подпиской
Directum RX
Система легко интегрируется в ваш бизнес и помогает навести порядок в документообороте, кадровом ЭДО, договорах и выступает архивом для хранения информации.
Программа развертывается в виде коробочной версии и в облаке, а также есть мобильные приложения: Directum Solo — для руководителей, Directum Jazz — для рядовых сотрудников и Directum Bot — для всех сотрудников. Перед покупкой можно воспользоваться демоверсией, для ознакомления.
Есть три варианта покупки программы: Basic (до 100 пользователей), Enterprise (неограниченное количество сотрудников) и Intelligence (сюда входит технология ИИ для автоматизации рутинных бизнес-процессов). Для того чтобы узнать цену, необходимо оставить заявку.
Характеристики
| Основные функции | Архив, документооборот, кадровый ЭДО |
| Бесплатный ознакомительный период | Есть демоверсия |
| Цена подписки или покупки | От 55 300 рублей/год |
| Развертывание | Веб-версия, стационарная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многоплатформенность, несколько мобильных приложений для разграничения обязанностей.
— Не указана цена за ПО на сайте.
«СБИС Корпоративный портал»
Система представляет собой корпоративный портал для сотрудников, с инструментами для коммуникации и совместной работы. В программу входит мессенджер, новостная лента, общие документы, работа с проектами и планировщик.
Стоимость подписки начинается от 20 000 рублей/год, но не указаны условия. При необходимости можно подключить дополнительные функции за отдельную плату (зарплата и кадры, видеокоммуникации, подбор персонала).
Программа развертывается в облаке, также есть мобильное приложение (СБИС). Бесплатная пробная версия предоставляется по заявке.
Характеристики
| Основные функции | Корпоративный портал, общие документы, мессенджер, работа с продуктами, планирование |
| Бесплатный ознакомительный период | Есть пробная версия |
| Цена подписки или покупки | От 20 000 рублей/год |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, есть бесплатная ознакомительная версия.
— Нет стационарной системы, нет информации о длительности бесплатной пробной версии, нет подробных данных о цене подписки — нужно оставлять заявку.
LanDocs
Программа позволяет перенести бумажные документы в электронный вид, выставлять задачи и контролировать их исполнение, архивировать документы. Возможна интеграция с системой 1С и операторами ЭДО.
При приобретении системы дается 3 месяца бесплатного пользования. Есть как облачная версия, так и стационарная. Лицензия стоит 6 000 рублей за одного пользователя единоразово. Подписка начинается от 5 985 рублей ежемесячно с возможностью подключить до 15 пользователей. Минусом является отсутствие мобильного приложения.
Характеристики
| Основные функции | Ведение документооборота, выставление задач и контроль за их выполнением, интеграция с платежными системами |
| Бесплатный ознакомительный период | 3 месяца бесплатного пользования при покупке |
| Цена подписки или покупки | От 5 985 рублей/месяц |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, стационарная версия |
Плюсы и минусы
+ 3 месяца бесплатного пользования, интеграция с 1С и операторами ЭДО.
— Нет мобильного приложения.
ELMA ECM
Интуитивно понятная система включает в себя электронный архив, управление договорами, выставление и контроль над задачами, внутрикорпоративный чат. У программы имеется функция искусственного интеллекта, которая ускоряет и автоматизирует бизнес-процессы, исключает ошибки, совершаемыми человеком (опечатки, невнимательность).
Есть несколько вариантов облачных решений: лицензию Standart (подходит маленьким компаниям до 200 человек) можно приобрести начиная от 6 000 рублей/год за одного пользователя и дополнительно оплачивается облачное хранилище 10 рублей/месяц за 1 ГБ. Тариф Enterprise (для крупных компаний свыше 200 человек) рассчитывается отдельно по запросу.
Также дополняет систему мобильное приложение (ELMA365), чтобы всегда оставаться в курсе дел. При необходимости можно воспользоваться пробным периодом (срок действия не указан).
Характеристики
| Основные функции | Документооборот, внутрикорпоративный чат, интеграция с платежными системами |
| Бесплатный ознакомительный период | Есть, но не указан срок |
| Цена подписки или покупки | От 6 000 рублей/год |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Есть пробный период, несколько вариантов подписок, мобильное приложение.
— Нет стационарной версии, не указан срок пробного периода.
eDocLib
Программа входит в реестр российских ПО и представляет собой единую базу информации с быстрым доступом для всей организации. Помимо этого, создается портал для общения сотрудников всех подразделений в одном месте, где для каждого заводится личная карточка с информацией.
Из основных функций: структурирование и систематизация данных, документооборот, аналитические отчеты, оповещения и уведомления. Есть демоверсия — предоставляется по запросу с уже введенными в нее данными.
Стоимость лицензии начинается от 21 000 рублей единоразово и с возможностью подключения до 3 пользователей. Также есть мобильное приложение (eDocLib).
Характеристики
| Основные функции | Корпоративный портал, документооборот, аналитические отчеты |
| Бесплатный ознакомительный период | Демоверсия под запрос |
| Цена подписки или покупки | От 21 000 рублей единоразово |
| Развертывание | Стационарная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, корпоративный портал, мобильное приложение
— Нет бесплатной и облачной версии
WSS Docs
Система предназначена для ведения документооборота в кадрах, делопроизводстве и бухгалтерии. В нее входит согласование и контроль договоров, управление поручениями, единый архив и интеграция с платежными системами (1С) и с операторами ЭДО.
Платформа развертывается в виде коробочного решения. Демонстрационная версия и информация о полной стоимости предоставляется после заполнения заявки на сайте разработчиков. Начальная цена программы — от 2 238 000 рублей. Есть мобильное приложение (WSS Docs). Минусом является отсутствие бесплатной и облачной версии ПО.
Характеристики
Система предназначена для управления корпоративным контентом. В нее входят договоры, корреспонденция, кадровый ЭДО, электронный архив и мобильное приложение (Lexema-ECM). По запросу предоставляется демоверсия приложения.
Есть два вида лицензирования продукта: покупка от 1 500 рублей за одного пользователя или годовая подписка от 200 000 рублей. Бонусом будет бесплатное экспресс-обследование вашей организации, при котором составляется техническое задание и план внедрения. Минусом является отсутствие бесплатной версии ПО.
Характеристики
| Основные функции | Ведение документооборота, кадровый ЭДО, архив |
| Бесплатный ознакомительный период | Есть, срок не указан |
| Цена подписки или покупки | От 1 500 рублей за 1 сотрудника |
| Развертывание | Веб-версия в облаке, стационарная версия, мобильное приложение |
Плюсы и минусы
+ Многофункциональность, многоплатформенность, бесплатное экспресс-обследование при внедрении системы
— Отсутствие бесплатной версии ПО, не указан срок предоставления демоверсии
Как выбрать ECM-систему
При выборе системы управления корпоративным контентом следует обращать внимание на отзывы потребителей, наличие ее в российском реестре ПО и на ряд факторов.
Понятный интерфейс
Все должно быть легко и доступно для понимания и использования, иначе на переход в систему и ее изучение будет тратиться много рабочего времени.
Многоплатформенность
Удобно, когда система всегда под рукой, а для этого необходимо наличие мобильного приложения, облачной и стационарной версии ПО.
Читайте также
Лучшие системы бизнес-аналитики
Как повысить качество принимаемых решений в компании с помощью систем бизнес-аналитики
Мультиязычность
Одним из важных факторов выбора ECM-системы является поддержка иностранных языков, особенно это важно международным компаниям.
Техническая поддержка
Обычно помощь технических специалистов от разработчиков системы предоставляется бесплатно и круглосуточно, но не во всех системах. Так что стоит обратить внимание и на этот фактор.
Отзыв эксперта о ECM-системах
Своим мнением и советами по подбору ECM-системы делится Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».
— ECM-системы используются в компаниях для упрощения работы с документами и другим корпоративным контентом. Система формирует, хранит и обрабатывает информацию в электронном виде, а также управляет ее движением — как внутри организации, так и при обмене с внешними адресатами. Поэтому, если необходимо перевести свой документооборот из бумажного в электронный вид, то для выбора наиболее эффективной ECM-системы нужно учитывать следующие критерии:
- В основе ECM-системы должен быть реализован хотя бы минимальный функционал, который сразу может автоматизировать базовые процессы документооборота. В противном случае придется разрабатывать систему с чистого листа, а это долго и дорого. Кроме того, наиболее выигрышный вариант — это ECM-система, созданная с помощью современных технологий и открытого исходного кода. Такой подход значительно облегчит не только поддержку внедренного решения, но и его масштабирование, развитие и модернизацию.
- Программа должна оказывать техническую поддержку и адаптироваться под меняющиеся бизнес-процессы и запросы пользователей. Плюсом является возможность кастомизации интерфейса под корпоративные стандарты и дизайн-политику. Это сэкономит время на адаптацию сотрудников к новому ПО.
- В ECM-системе должна быть предусмотрена гибкость настроек и средств разработки, в том числе за счет low code инструментов (то есть без привлечения разработчика). Это необходимо для быстрой и полноценной адаптации под процессы компании и интеграции с другими системами в ее ИТ-инфраструктуре.
- ECM-система должна обладать подтвержденной эффективностью работы при высоких нагрузках, эту информацию можно запросить у поставщика решения. Также программа не должна предъявлять завышенных требований к аппаратному обеспечению серверов и работать на отечественном ПО.
Популярные вопросы и ответы
На интересующие вопросы читателей о ECM-системах отвечает Василий Мухин, директор направления «Электронный документооборот» ИТ-компании «КРОК».
Как сэкономить на покупке ECM-системы и подписке на нее?
Если говорить о возможностях для экономии, то первый способ — использовать систему по подписке, а не приобретать ее сразу в бессрочное пользование. Оплата по подписке позволит сэкономить в первые годы эксплуатации примерно в 3-4 раза.
Это связано с тем, что такая система, как правило, развернута в облачной инфраструктуре, и для ее работы не нужна будет закупка дополнительного аппаратного и программного обеспечения. Не нужно будет тратиться на сопровождение серверной инфраструктуры, необходимый штат специалистов, обновление ПО. Все эти задачи берет на себя вендор. Бывает такое, что ECM-система может не подойти с точки зрения функциональности или удобства использования. Тогда можно отказаться от продления подписки и выбрать другое решение.
Второй способ идеален для небольших компаний или для тех, кто не нуждается в доработках системы под специфические нужды — достаточно просто поставить базовое «коробочное» решение и настроить его доступными инструментами без разработчиков.
Третий способ — использовать свободное программное обеспечение. Плюс здесь в том, что не нужно тратиться на покупку ПО вообще. Но есть и минусы — это отсутствие гарантированной вендорской поддержки и встроенных механизмов для интеграции, доработки системы.
Каковы основные этапы внедрения ECM-системы?
Что касается основных этапов внедрения ECM-системы, то для начала стоит провести предпроектное обследование и понять, что прежде всего нужно автоматизировать. В процессе аудита ИТ-специалисты собирают и изучают регламенты процессов заказчика, анализируют требования к системе. Это можно сделать самостоятельно, но лучше с привлечением ИТ-партнера, у которого уже есть богатый опыт проведения таких обследований и предоставления дальнейших рекомендаций и решений, подходящих именно этому заказчику под конкретные требования.
Само внедрение начинается с этапа проектирования целевого решения. Здесь специалисты описывают необходимые модификации и настройки системы с учетом особенностей бизнес-процессов заказчика и его потребностей, прорабатывают механизмы интеграции и переноса данных в систему. После того как предложения проектной команды согласованы с заказчиком, начинается этап настройки и адаптации системы, разработки всех механизмов. Далее идет тестовая эксплуатация ECM-системы с демонстрацией настроенных процессов участникам рабочей группы и после приемки — вывод в опытно-промышленную эксплуатацию с участием сотрудников заказчика.
Какие альтернативы существуют ECM-системам?
В качестве альтернатив ECM-систем можно рассматривать разные классы решений под разные типы задач. Если основная задача — совместная работа с документами, то здесь вполне подойдут Google Docs или LibreOffice. Плюс, можно использовать корпоративные порталы вроде «Битрикс» и прочие решения, которые внутри себя содержат функции хранения документов, назначения прав, управления версиями.
Если мы говорим только про функцию хранения документов, то здесь есть целое разнообразие систем. Это может быть файловое хранилище, которое при грамотной настройке позволяет хранить документы, их версии, распределять права на чтение и запись. Либо это облачные хранилища вроде Google Drive, Dropbox, Nextсloud, Яндекс Диск и так далее. Кроме того, для небольших компаний или стартапов также подойдут решения NAS Synology. Это по сути собственное маленькое облако, которое можно использовать для хранения документов и совместной работы с ними, для распределения прав, в целом для хранения любого медиа контента. И при этом он максимально защищен.
Но очень важно помнить, что такие альтернативы закрывают «боли», связанные с отсутствием ЭДО, исключительно у небольших компаний. Условно, есть какой-то маленький бизнес. У него сто сотрудников, но из них только десяти требуется автоматизированная работа с документами. В таком случае тратиться на большую ECM-систему не имеет смысла. В этом просто нет необходимости. Поэтому все описанные выше альтернативы отлично им подойдут. А вот для удовлетворения запросов среднего и крупного бизнеса по цифровизации и автоматизации документооборота — никакой альтернативы полноценной ECM нет.